懇親会等 | |||||
Q1 | メンバーだけが参加する飲食をともなう式典をどのように設営するべきか。 | A1 | 以下、基本的な注意事項。 | ||
・事業の構成 | 第一部で式典を、第二部で懇親会などとする。 第一部では飲食物を出さない。 同一会場での開催の場合、式次第やアナウンスなどできちんと区別をする。 |
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・予算書に関して(全体) | 予算書を第一部と第二部で分けて作る。第二部の予算書は審議対象外の参考資料としてリンクをはる。 第二部は審議対象外ではあるが、飲食物の内容や量が分かる資料および相見積は必要。 |
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・予算書に関して(収益、費用) | 第一部式典予算は事業費および登録料などで通常通り計上。第二部懇親会は預かり金で処理。 預かり金なので、過不足も予備費も発生しえない。右から左。 |
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・見積書に関して | 見積書を第一部と第二部で分けて作る。 同一会場の場合、受益者負担の観点から、会場費等は時間按分が望ましい。 こちら側の意向を伝え、業者側との交渉や連絡を密に。 相見積が取れない場合は、客観的な事情を説明した資料を議案に添付。 (同等の会場はどこも予約で埋まっている等々…) |
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・領収書に関して | 第二部懇親会の領収書は業者が発行。 | ||||
・預かり金に関して | 専用の口座を開設。 口座名義に「日本青年会議所」は使用不可。「○○委員会会計幹事××」などと。 出納帳と預り金明細書で出入りを管理し、決算時に参考資料として添付。 |
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・案内状に関して | 第一部と第二部の違いを明確に記載する。 預かり金の返金ポリシーを明確に記載する(振込後のキャンセル等)。 |
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