懇親会コンシンカイナド
Q1 メンバーだけが参加サンカする飲食インショクをともなう式典シキテンをどのように設営セツエイするべきか。 A1 以下イカ基本的キホンテキ注意事項チュウイジコウ
事業ジギョウ構成コウセイ 第一部で式典を、第二部で懇親会などとする。
第一部では飲食物を出さない。
同一会場での開催の場合、式次第やアナウンスなどできちんと区別をする。
・予算書に関して(全体) 予算書を第一部と第二部で分けて作る。第二部の予算書は審議対象外の参考資料としてリンクをはる。
第二部は審議対象外ではあるが、飲食物の内容や量が分かる資料および相見積は必要。
・予算書に関して(収益、費用) 第一部式典予算は事業費および登録料などで通常通り計上。第二部懇親会は預かり金で処理。
預かり金なので、過不足も予備費も発生しえない。右から左。
・見積書に関して 見積書を第一部と第二部で分けて作る。
同一会場の場合、受益者負担の観点から、会場費等は時間按分が望ましい。
こちら側の意向を伝え、業者側との交渉や連絡を密に。
相見積が取れない場合は、客観的な事情を説明した資料を議案に添付。
(同等の会場はどこも予約で埋まっている等々…)
・領収書に関して 第二部懇親会の領収書は業者が発行。
・預かり金に関して 専用の口座を開設。
口座名義に「日本青年会議所」は使用不可。「○○委員会会計幹事××」などと。
出納帳スイトウチョウアズカキン明細書メイサイショで出入りを管理し、決算時に参考資料として添付。
・案内状に関して 第一部と第二部の違いを明確に記載する。
預かり金の返金ポリシーを明確に記載する(振込後のキャンセル等)。